Vorbereitung einer internationalen Begegnung

Teilnehmer/-innen finden

Mit der Suche nach Teilnehmenden kann nicht früh genug begonnen werden. Damit die Begegnung erfolgreich verläuft und sich die Jugendlichen auch tatsächlich „begegnen“, ist es hilfreich, das Profil der Zielgruppe im Vorfeld klar zu beschreiben. Hier sind vor allem das Alter, der berufliche und soziale Hintergrund, die Geschlechterzusammensetzung, die Interessen und der Zugang etwa zum Thema der Begegnung entscheidend.

Einerseits können Sie die Jugendbegegnung frei ausschreiben oder es meldet sich eine bereits bestehende Gruppe an. Bei einer offenen Ausschreibung ist es sinnvoll, die internationale Begegnung über verschiedene Medien zu veröffentlichen. Hier können zum Beispiel Newsletter der Dachverbände oder Internetplattformen (zum Beispiel rausvonzuhaus.de) helfen, Informationen schnell und breit weiterzugeben.

Eine erfahrungsgemäß erfolgreiche Möglichkeit Teilnehmer/-innen zu finden, ist die Mund-zu-Mund-Propaganda. Animieren Sie ehemalige Teilnehmende dazu, Freunden und Klassenkameraden von der Begegnung zu erzählen. Dies könnte auch in einem etwas größeren Rahmen stattfinden, indem Sie einen Informationsabend in lockerer Atmosphäre (vielleicht an einer Schule oder in einem Jugendklub) organisieren und Fotos oder einen kleinen Film zeigen und von der Begegnung berichten. Sicherlich ist es auch förderlich, mit den Teilnehmenden nach beziehungsweise zwischen einzelnen Begegnungen Kontakt zu halten und sie so für weitere Projekte zu motivieren.

Vorbereitung der Teilnehmer/-innen

Eine gute Vorbereitung trägt maßgeblich zum Gelingen der Begegnung bei. Für alle Teilnehmenden ist es wichtig, schriftliche Informationen über die Veranstaltung zu erhalten. Dadurch fühlen sie sich ernst genommen und willkommen und können sich besser vorstellen, was auf sie zukommt.

Die Informationen sollten die genauen Daten der Begegnung, allgemeine Hinweise über die Anreise, Unterkunft, den Programmentwurf sowie ein Hinweis, was mitgebracht werden soll (zum Beispiel Dinge für einen internationalen Abend oder besondere Unternehmungen) enthalten. Erfragen Sie besondere Bedürfnisse der Teilnehmenden (zum Beispiel Ernährung) und sorgen Sie für die notwendigen Einverständniserklärungen (bei Minderjährigen) der Eltern.

Bei einem gemeinsamen Treffen mit der Gruppe im Vorfeld der Reise können sich die Teilnehmer/-innen schon mal kennenlernen, es können Fragen im direkten Gespräch geklärt, wichtige Infos vermittelt und die Vorfreude auf die internationale Begegnung geweckt werden. Für Reisen, an denen Minderjährige teilnehmen, bietet sich ein Eltern- oder Infoabend an, bei dem das Programm und das Leitungsteam der deutschen Seite vorgestellt werden und mögliche Sorgen der Eltern im Vorfeld bereits aufgelöst werden können.

Reisen Sie mit einer Gruppe geschlossen zu einer internationalen Begegnung, können Sie die Jugendlichen auch aktiv an der Vorbereitung beteiligen, indem sie zum Beispiel Informationen über das Gastland einholen, eigene Pläne schmieden oder sich der Partnergruppe vorstellen. Hilfreich ist es neben der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung auch, kulturelle Unterschiede zu thematisieren. „Fettnäpfchen“, Vorurteile beziehungsweise die Reflexion der eigenen kulturellen Herkunft sensibilisieren die Teilnehmenden für das Miteinander mit Menschen aus anderen Ländern. Vorbereitungsseminare für Teilnehmende werden von manchen Fördermittelgebern bezuschusst.

Reiseformalitäten, Visa & Co

Vor einer internationalen Jugendbegegnung im Ausland sollten Sie ein paar wichtige Punkte über das Reiseland in Erfahrung bringen wie:

• Gibt es bestimmte Einreisebedingungen?
• Welche Gesetze gelten im Reiseland (Meldepflicht, Jugendschutzgesetz …)?
• Welche kulturellen Besonderheiten gibt es?
• Gibt es besondere medizinische Hinweise (Impfpflicht, Empfehlungen des Auswärtigen Amtes)?
• Welche Währung gibt es im Reiseland und wie ist der Umrechnungskurs?

Informieren Sie sich rechtzeitig über die Einreisebestimmungen für Ihr Reiseland und klären Sie, ob für das Gastland ein Visum benötigt wird. Dies erfahren Sie bei den zuständigen Botschaften oder auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes. Sollten unter den Teilnehmenden Jugendliche mit Migrationshintergrund beziehungsweise mit nicht-deutschem Pass sein, klären Sie, ob diese ein Visum für die Begegnung brauchen. 

Wenn die von Ihnen geplante internationale Jugendbegegnung in Deutschland stattfindet, müssen Sie sich über die Einreisebedingungen für Ihre ausländischen Gäste in die Bundesrepublik Deutschland erkundigen. Gäste aus bestimmten Nicht-EU-Staaten benötigen in Deutschland ein Visum im Reisepass. Das Visum ist bei den Konsulaten und in Konsularabteilungen gegen Gebühr erhältlich. Außerdem müssen Sie dafür Sorge tragen, dass diese Teilnehmenden rechtzeitig eine Einladung für die internationale Jugendbegegnung in Deutschland erhalten. Bedenken Sie: Visaprozeduren können unter Umständen langwierig sein. Es ist daher erforderlich, sich frühzeitig darum zu kümmern.

Quelle: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für Migranten.

An- und Abreise

Die Wahl der Verkehrsmittel zur An- und Abreise entscheidet sich häufig mit dem Preis. Aber neben finanziellen Gründen kann die Wahl der geeigneten Reiseverkehrsmittel auch vom zeitlichen Aufwand, von Sicherheits- und Umweltaspekten oder vom Gefühl des „Kulturerlebens“ abhängen.

Auch das Reisen innerhalb der internationalen Jugendbegegnung muss nicht nur Selbstzweck sein. Es ist ein Teil der Jugendbegegnung, in dem bereits wichtige Gruppenprozesse angestoßen werden können und das Entdecken der eigenen und der anderen Kultur im Vordergrund stehen. Sie können deshalb probieren, eine effiziente Kombination verschiedener Verkehrsmittel zu finden, die einerseits die Kosten, die Zeit und Sicherheit berücksichtigt und andererseits den Teilnehmenden viel Raum für Erlebnisse in der Gruppe bietet.

Unabhängig davon, wie Sie reisen, achten Sie darauf, dass der Versicherungsschutz für die Teilnehmenden auch für die An- und Abreise gewährleistet ist.

Unterkunft

Die richtige Wahl des Veranstaltungsorts trägt sehr zum Gelingen der internationalen Begegnung bei. Denn schließlich will sich jeder während seines Aufenthaltes wohl fühlen. Lassen Sie sich bei der Wahl der Unterkunft nicht alleine von der Finanzierbarkeit leiten, sondern überlegen Sie stattdessen, welche Art der Unterbringung für Ihre Gruppe und das geplante Programm sinnvoll ist. Auch aus organisatorischer und pädagogischer Sicht ist dies eine wichtige Entscheidung.

Prinzipiell können Sie sich zwischen einer Unterbringung bei Gastfamilien oder einer Gruppenunterkunft entscheiden. Je nach Gruppengröße, Thema, Zielgruppe und finanziellen Mitteln kann dann die Unterkunft ganz unterschiedlich ausfallen: Von der Unterbringung in einer Jugendherberge oder auf dem Zeltplatz über Mehrbettzimmer bis hin zu Hotelzimmern ist alles denkbar. Eine gemeinsame Unterbringung und/oder gemischte Unterbringung der Gruppen ist auf jeden Fall sinnvoll.

Besonders günstig ist es auch, wenn die Räumlichkeiten und die Umgebung Gegebenheit bieten, „informell“ und auch in kleineren Gruppen freie Zeit zu verbringen. Ausreichend Platz zum Zusammensein, Diskutieren und Faulenzen tragen zu einer entspannten Atmosphäre bei.

Bedenken Sie, dass auch die Umgebung, in der die internationale Begegnung stattfindet einen Einfluss auf die Programmgestaltung und die Atmosphäre hat. Die Landschaft, das Gemeinwesen und die Besonderheiten der Region sollten deswegen in das Programm miteinbezogen werden. Eine landeskundliche Vorbereitung der Gruppe sowie Ausflüge in die Umgebung und Informationen über die Region vermitteln einen vielfältigen Eindruck von den regionalen Besonderheiten. Die Zusammenarbeit mit Institutionen oder Initiativen und der Bevölkerung vor Ort können interessante lokale Bezüge herstellen.

Verpflegung

Eng gekoppelt an die Unterkunft ist auch die Verpflegung. Die Verpflegung innerhalb einer internationalen Jugendbegegnung darf allerdings nicht nur kostengünstig sein und satt machen – sie ist ein wichtiger Bestandteil der Jugendbegegnung.

Wenn alles neu ist, kann Essen, das ungewohnt ist und keine Auswahl und Abwechslung bietet, nicht nur empfindliche Mägen krank machen, sondern die Stimmung der gesamten Gruppe negativ beeinflussen. Egal ob sie selbst oder fremd versorgt werden, die Mahlzeiten sollten landestypische Essgewohnheiten berücksichtigen. Selbstverpflegung ist natürlich mehr Aufwand, bietet aber gleichzeitig die Gelegenheit für soziales und interkulturelles Miteinander und Lernen (zum Beispiel durch das Zubereiten landestypischer Mahlzeiten und Lieblingsrezepte).

Auf der anderen Seite muss die Zeit für Einkauf, Kochen und Abwasch eingeplant werden. Im Vorhinein sollten Sie genau abklären, ob Sonderwünsche beziehungsweise Diätbedürfnisse erfüllt werden müssen. Gerade Teilnehmende mit unterschiedlichen kulturellen und religiösen Hintergründen befolgen bestimmte Regeln bei der Ernährung (zum Beispiel kein Schweinefleisch in muslimischen Ländern). Weitere Informationen: Toolbox Religion > Ernährung.

Denken Sie auch daran, dass Teilnehmende möglicherweise auch zwischen den Mahlzeiten Hunger oder Durst haben können. Falls es das Budget erlaubt, sollten grundsätzlich Mineralwasser und im Winter warme Getränke ausreichend zur Verfügung stehen. Andernfalls ermöglichen Sie, dass sich die Teilnehmenden vor Ort mit dem Nötigen versorgen können.

Quelle: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für Migranten.

Die Verantwortung, mit einer Gruppe Jugendlicher eine Begegnung durchzuführen, ist groß. Als Leitung haben Sie die Pflicht, für den Schutz und das Wohlergehen der Teilnehmenden Sorge zu tragen. Sie sollten deshalb unbedingt die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen des eigenen und des anderen Landes kennen und beachten. Dies bezieht sich vor allem auf Bestimmungen zur Aufsichtspflicht und zum Jugendschutz.

Mit dem Partner Ihrer Begegnung sollten Sie im Voraus verbindliche Absprachen treffen, was während der Begegnung erlaubt beziehungsweise verboten ist. Diese Verhaltensregeln sollten die rechtlichen Bestimmungen berücksichtigen. Informieren Sie zu Beginn der Begegnung die Teilnehmenden über die vereinbarten Regeln. Bei minderjährigen Teilnehmenden ist dringend zu empfehlen, eine schriftliche Einverständniserklärung der/des Erziehungsberechtigen zur Programmteilnahme sowie zu bestimmten Vorhaben (zum Beispiel Baden, Pkw-Fahrten und andere) einzuholen.

Aufsichtspflicht für Minderjährige

Die Aufsichtspflicht geht mit der Teilnahme an einer Jugendbegegnung an den Veranstalter und von diesem wiederum an die konkrete Gruppenleitung über, selbst wenn dies nicht explizit thematisiert wird.

Zweck der Aufsichtspflicht ist es, einerseits die betreuten Minderjährigen selbst vor Schaden zu bewahren, andererseits aber auch davor, Dritten einen Schaden zuzufügen. Wird die Aufsichtspflicht verletzt, können Sie als Betreuer/-in für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden. Das Maß der Aufsichtspflicht richtet sich einerseits nach Alter, Charakter und Entwicklungsstand des Minderjährigen sowie der Vorhersehbarkeit von Gefahren.

Andererseits spricht man von der Grenze der „Zumutbarkeit“ für den Aufsichtspflichtigen: Von einem/r Betreuer/in kann nicht mehr erwartet werden, als von einer sorgfältigen, durchschnittlichen Person mit gesundem Menschenverstand zu leisten ist. Die Aufsichtspflicht sollte weder auf die leichte Schulter genommen werden, noch für übertriebene Bedenken sorgen. Für den schlimmsten Fall müssen Sie ohnehin für eine ausreichende Versicherung sorgen.

Jugendschutz

Jedes Land hat seine eigenen rechtlichen Regelungen und Jugendschutzbestimmungen, die zum Teil deutlich voneinander abweichen. Das betrifft zum Beispiel die Volljährigkeit, das Alter, ab dem das Rauchen, der Konsum von leichten und starken alkoholischen Getränken, der Besuch von Gaststätten und anderes zugelassen sind.

Grundsätzlich hat sich die Gruppe nach den im Programmland geltenden Regelungen zu richten, das heißt es gilt das so genannte „Territorialprinzip“. Es ist daher unbedingt notwendig, dass Sie sich vor Beginn der Begegnung mit den jeweiligen Regelungen vertraut machen. Sie sollten dennoch nicht die Regelungen Ihres Landes außer Acht lassen und im Zweifelsfall lieber das jeweils „schärfere“ Gesetz beachten. Schließlich müssen Sie auch im Ausland die Erziehungsziele der Eltern beachten.

Quelle: Müller, Ingrid. Rechtsfragen in der Begegnung, 2000. Siehe Toolbox Interkulturelles Lernen > Literatur und Links

Versicherungen

Es ist die Pflicht eines jeden Veranstalters dafür zu sorgen, dass die Teilnehmenden für die Dauer der Begegnung ausreichend versichert sind. Die Vorgaben einer Versicherungspflicht können sich möglicherweise je nach Fördermittelgeber unterscheiden. Deswegen sollten Sie sich als Organisator rechtzeitig in den jeweiligen Richtlinien informieren. Grundsätzlich ist es sinnvoll, die Teilnehmenden gegen Unfall, Krankheit, Haftpflicht und Schadensersatzansprüche zu versichern. Bitte denken Sie daran, dass ein Versicherungsschutz auch für die An- und Abreise gelten muss.

Als Gruppenleitung müssen Sie unbedingt Kenntnisse in Erster Hilfe besitzen, die Sie zum sicheren Handeln in Notfällen befähigen, auch wenn es in den meisten Fällen bei der Versorgung von Blasen, kleinen Schnitten oder Sonnenbrand bleibt. Frischen Sie, wenn notwendig, Ihre Erste-Hilfe-Kenntnisse in einem Training auf.

Falls es unterwegs trotz aller Vorsicht zu einem Unfall kommen sollte, müssen Sie schnell handeln. Nach den Sofortmaßnahmen (Erste Hilfe, Alarmierung des Rettungsdienstes) kommen weitere Aktivitäten auf Sie zu, zum Beispiel der Umgang mit Eltern, Behörden, Versicherungen. Deswegen ist es gut, wenn Sie im Vorfeld eine Checkliste mit Ansprechpartnern und Telefonnummern und Informationen über Ärzte und Krankenhäuser vorbereitet haben.

Denken Sie auch an die eventuell notwendige medizinische Vorsorge bei Maßnahmen im Ausland: Tetanusimpfung (Typhus, Gelbfieber, Malaria ...) und erfragen bei den Teilnehmer(inne)n Informationen über eventuelle Allergien oder die regelmäßige Einnahme von Medikamenten. Es empfiehlt sich, dass alle Teilnehmenden ihren (Internationalen) Impfpass bei der Reise mitführen. Die Erste-Hilfe-Utensilien gehören auf jeden Fall in Ihr Reisegepäck!

Quellen: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für und Migranten.; VCP – Verein Christlicher Pfadfinder. Planungshilfe für internationale Begegnungen.

Auch eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit will gut geplant sein. Begnügen Sie sich nicht damit, dass nur wenige Insider von Ihrem Projekt erfahren, sondern präsentieren Sie Ihre Begegnung einer breiten Öffentlichkeit. Bevor Sie jedoch aktiv werden, ist es ratsam zu bedenken, was Sie nach außen darstellen wollen, wer Ihre Zielgruppen sind und über welche Medien Sie diese Zielgruppen erreichen können.

In der Regel sind es zumeist die lokalen Medien vor Ort, die über die internationale Begegnung berichten. Deswegen empfiehlt es sich unter anderem Tageszeitungen, Regionalsender, Amts- und Anzeigenblätter sowie Agenturen zu informieren. Daneben bietet auch das Internet zahlreiche Möglichkeiten für Kontakte: die Webseite Ihres Verbandes, private Webseiten, Newsletter und andere.

Sinnvoll kann es auch sein, einen Presseverteiler zu erstellen, in dem alle wichtigen Kontaktdaten zu Printmedien, Radio und lokalen Fernsehsendern aufgelistet sind und über den dann Mitteilungen verschickt werden können. Verzeichnisse über Presseanschriften erhält man über die Presseämter der Landkreise beziehungsweise Städte. Auch Anfragen beim örtlichen Jugendring, einem ähnlichen Verein oder einer Schülerzeitung können diesbezüglich sehr hilfreich sein.

Am wirkungsvollsten ist es, mit den Journalisten direkt Kontakt aufzunehmen. Dabei sollten Sie sich in Ihrem Team auf einen Ansprechpartner für die Presse festlegen, der die Kontakte pflegt und die Journalisten regelmäßig informiert.

Neben Presseberichten umfasst Öffentlichkeitsarbeit auch Ausschreibungen, Informationen an mögliche Sponsoren, Handzettel und Plakate, Danksagungen an Sponsoren, Förderer oder Unterstützer. Nutzen Sie viele verschiedene Wege und Mittel, um die Öffentlichkeit über ihr Projekt zu informieren! Auf diese Weise können Sie auch die Bekanntheit Ihrer Organisation steigern und gleichzeitig Werbung für künftige Teilnehmende machen.

Quellen: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für Migranten.; DRJA - Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH, Praxishandbuch zum deutsch-russischen Jugendaustausch, Hamburg 2008.