Nachbereitung einer internationalen Begegnung
Das war’s! Die Begegnung ist vorbei, die Teilnehmenden sind wohlbehalten zu Hause angekommen und Sie lassen eine intensive Zeit Revue passieren. Die Nachbereitung einer Maßnahme ist so wichtig wie deren Vorbereitung. Sie gibt die Gelegenheit, das Erlebte zu reflektieren, Erinnerungen auszutauschen und manche Missstimmungen oder Konflikte aufzuklären.
Für das Leitungsteam ist es interessant zu erfahren, ob zum Beispiel die Ziele der Maßnahmen erreicht wurden, welche neuen Erkenntnisse man bezüglich Land, Partner oder Methoden gewonnen hat, was den Teilnehmenden gefallen und was Schwierigkeiten gemacht hat. Kurzum die Nachbereitung soll Aufschluss darüber geben, was sich bei der internationalen Begegnung bewährt hat und was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Denn eine gute Nachbereitung ist die beste Vorbereitung für das nächste Mal.
Wichtig für die Nachbereitung sind folgende Schritte:
Das subjektive Gefühl, dass Ihre internationale Begegnung für die Jugendlichen von wichtiger Bedeutung war, mag zwar stimmen, ist aber erst dann aussagekräftig, wenn die Jugendlichen selbst eine Bewertung der Begegnung abgeben. Bedenken Sie: Nach der Begegnung ist vor der Begegnung.
Die Analyse und Auswertung der Ergebnisse einer internationalen Begegnung ist notwendig. Nur so können Sie ermitteln, welche Elemente effektiv und erfolgreich waren und welche beim nächsten Mal möglicherweise verändert werden müssen. Hierbei ist es unumgänglich, dass Sie sich erneut Ihre Ziele und Erwartungen aus der Vorbereitung vor Augen führen.
Die Evaluation – also die Bewertung – Ihrer internationalen Begegnung ist davon abhängig, was Sie erwartet haben und erreichen wollten. Je genauer Sie in der Planung überlegt haben, was die Begegnung bringen sollte, umso besser kann am Ende bewertet werden, ob sie so war, wie Sie sich das vorgestellt hatten.
Es können verschiedene Ebenen bei der Evaluation unterschieden werden:
- Auf der ersten Ebene werten Sie aus, ob den Teilnehmenden die Begegnung gefallen hat. Durch die Antworten der Teilnehmenden lernen Sie etwas über deren Gefühle, Reaktionen und ihr Interesse.
- Auf der zweiten Ebene geht es darum, herauszufinden, ob es einen Erkenntnisgewinn für die Teilnehmenden gegeben hat, also ob die Teilnehmenden etwas gelernt haben beziehungsweise neues Wissen erwerben konnten.
- Die dritte Ebene soll bewerten, ob die Begegnung die Fähigkeiten und Verhaltensweisen der Teilnehmenden beeinflusst oder verändert hat (Verhaltensänderung).
- Die vierte Ebene soll zeigen, ob sich auf einer globaleren Ebene etwas verändert hat (Resultat), zum Beispiel welchen Einfluss die Begegnung auf das Verhältnis zur Partnerorganisation hat oder ob sich für die Teilnehmenden in Ihrem Alltag (Schule, Beruf, Universität) etwas geändert hat.
Grundsätzlich können Sie für die Evaluation mündliche oder schriftliche Befragungen durchführen. Auswertungen auf den ersten beiden Ebenen können mit allen Teilnehmenden noch vor Ort durchgeführt werden. Möchten Sie neben einem mündlichen Feedback der Teilnehmenden auch etwas Schriftliches vorliegen haben (zum Beispiel auch für den Sachbericht, s. Verwendungsnachweis unten), können vorbereitete Fragebögen beispielweise noch vor der Abreise ausgeteilt und ausgefüllt werden. So erhalten Sie unmittelbar eine Rückmeldung der Teilnehmenden und müssen nicht darauf hoffen, dass Fragebögen, die Sie mit nach Hause gegeben haben, auch wirklich ausgefüllt werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Anwendung vorgefertigter und standardisierter Fragebögen zur Evaluation. Das wissenschaftlich fundierte Instrument Freizeitenevaluation stellt kostenfrei Fragebögen zur Verfügung, die mit eigenen Fragen ergänzt werden können. Die Auswertung der Daten kann selbst durch das auf einer CD mitgelieferte Statistikprogramm GrafStat vorgenommen werden.
Ergebnisse auf der dritten oder vierten Ebene sind für Sie unmittelbar nach dem Projekt noch nicht erkennbar. Hier ist es sinnvoll, nach einiger Zeit eine Auswertung anzuschließen, möglicherweise im Rahmen eines Nachbereitungstreffens.
Quellen: Becker, Helle, Heute für Morgen – Auswertung von deutsch-polnischen Maßnahmen, in: Deutsch-Polnische Werkstatt Teil 2, Erste Auflage.; DRJA - Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch gGmbH., Praxishandbuch zum deutsch-russischen Jugendaustausch, Kapitel 8. Hamburg 2008.
Die Projektdokumentation und die Veröffentlichung der Ergebnisse ist in der Regel ein wichtiges Förderkriterium bei den meisten Fördermittelgebern. Deswegen empfiehlt es sich, das Projekt von Anfang an zu dokumentieren.
Angesichts der Fülle der zu erledigenden Aufgaben für die Berichterstattung, ist es ratsam, bereits während des Programms feste Zeiten einzuplanen, in denen die Aufarbeitung der Ergebnisse und die Dokumentation erfolgen.
Wenn Sie frühzeitig entscheiden, in welcher Form Sie die Ergebnisse des Projekts darstellen wollen, können Sie unmittelbar mit der Sammlung des Materials beginnen. Beziehen Sie auch hier wieder die Teilnehmenden mit ein und verteilen Sie Aufgaben (zum Beispiel Fotografieren, Artikel und Protokolle schreiben, Plakate erstellen), die die Dokumentation zum Schluss sicherstellen.
Neben dem Bericht für den Fördermittelgeber halten Sie so zum Schluss auch eine schöne Erinnerung für die Zeit danach in der Hand. Danksagungen oder sonstige Aufmerksamkeiten können beziehungsweise sollten den Organisationen und Verantwortlichen, die nicht persönlich bei der Jugendbegegnung sein konnten, entgegengebracht werden. Auch die Teilnehmenden sind dankbar, einen Bericht mit den Ergebnissen ihres Projektes, Adresslisten, Bibliographien und Fotokopien von Methoden mit nach Hause nehmen zu können.
Am Ende eines jeden noch so schönen Programms stehen die Abrechnung und die Erstellung der Berichte des Projekts. Die Förderer erwarten nach Beendigung der Begegnung einen so genannten Verwendungsnachweis. Dazu gehört neben den Teilnehmer/-innen-Listen einerseits ein Sachbericht, in dem Sie den Verlauf der Jugendbegegnung und die Ergebnisse der Arbeit dokumentieren. Auf der Teilnehmer/-innen-Liste müssen in der Regel alle Teilnehmenden verzeichnet sein, also auch das Leitungspersonal und die Sprachmittler/-innen.
Die Länge des Sachberichtes ist nicht so entscheidend wie die Inhalte. Hier geht es vor allem darum, objektiv die Ergebnisse der Begegnung zu beschreiben. Hierbei dürfen auch Schwierigkeiten, Probleme oder Misserfolge ehrlich benannt werden, ohne dass Konsequenzen für die zukünftige Förderung zu befürchten sind. Auch für die Fördermittelgeber ist es wichtig, gemachte Erfahrungen gewinnbringend für alle auszuwerten. Eine Dokumentation, Fotos und Presseartikel ersetzen nicht den Sachbericht, können aber zur Veranschaulichung zusätzlich in den Verwendungsnachweis aufgenommen werden.
In einem Finanzbericht müssen alle geförderten Ausgaben durch Flug- oder Zugtickets, Quittungen und Rechnungen belegt werden. Alle Originalbelege und Quittungen, die Sie im Vorlauf, während und nach der Begegnung gesammelt haben, müssen in eine übersichtliche Form gebracht werden (Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben). Bereits vor der Auszahlung der bewilligten Fördermittel müssen Sie ein vorläufiges Programm Ihrer internationalen Begegnung beim Fördermittelgeber vorlegen. Dem Verwendungsnachweis legen Sie dann den Programmablauf bei, wie er tatsächlich stattgefunden hat.
Es empfiehlt sich, die inhaltlichen und finanziellen Berichte zeitnah nach der Begegnung zu verfassen, da Sie sich wenige Wochen später wahrscheinlich an viele Einzelheiten nicht mehr erinnern können. Sammeln Sie alle finanziellen Belege regelmäßig, und wenn möglich unmittelbar im Anschluss an die Programmpunkte, ein (zum Beispiel Bustickets nach einem Ausflug), damit Sie am Ende nicht ohne Belege dastehen.
Quelle: DJO Deutsche Jugend in Europa. Internationale Begegnungen mitgestalten. Ein Handbuch zur internationalen Jugendarbeit mit, von und für Migranten.
Mittlerweile ist es selbstverständlich, dass die Teilnehmenden ein Zertifikat über die aktive Teilnahme an einer internationalen Begegnung erhalten. Sie haben ein berechtigtes Interesse, eine Anerkennung für ihre Teilnahme und ihre Lernerfolge zu erhalten. Dies kann für ihr zukünftiges Leben von Nutzen sein.
In Deutschland gibt es verschiedene Möglichkeiten, einen Nachweis über die durchgeführte internationale Begegnung auszustellen. Zum einen können Sie ein eigenes Dokument erstellen und dieses den Teilnehmer(inne)n aushändigen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen so genannten Teilnahmenachweis International zu erstellen. Es handelt sich hierbei um ein bundeseinheitliches Instrument, das die Teilnahme an einem Projekt der internationalen Jugendarbeit offiziell und seriös bestätigt. Dazu müssen Sie sich als Veranstalter beziehungsweise Träger einer internationalen Begegnung unter www.nachweise-international.de anmelden und dann später einloggen. Sie können die Teilnahmenachweise in einem vorgegebenen Layout selbst erstellen und ausdrucken.
Falls Ihr Projekt im Rahmen des Programms "Erasmus+ JUGEND IN AKTION" gefördert wurde, können Sie den so genannten Youthpass für Ihre Teilnehmer/-innen ausstellen. Der Youthpass beschreibt und dokumentiert, was die Teilnehmer/-innen im Zuge des Projekts getan haben und was sie dabei gelernt haben. Alle Informationen zum Youthpass finden Sie unter www.youthpass.eu.
