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Internationale Begegnungen leicht gemacht

Planung einer internationalen Begegnung

Die Planungsphase

Bei verschiedenen Trägern gibt es Planungstage mit dem Ziel, sich persönlich kennen zu lernen, eine Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen, das Projekt zu entwickeln und organisatorisch vorzubereiten. Da aber nicht alle die Möglichkeit haben, ein Planungstreffen zu organisieren, sollen nachfolgend ein paar Punkte genannt werden, die bei der Planung einer internationalen Begegnung zu berücksichtigen sind:

Thema

Je prägnanter, desto interessanter - das Thema

Zu Beginn jeder Begegnung gibt es eine Idee. Erfolgreiche Austauschprojekte und Begegnungen werden oft zu einem bestimmten Thema veranstaltet. Ein Thema kann sich wie ein roter Faden durch die Veranstaltung ziehen und einzelne Elemente sinnvoll miteinander verbinden. Thema kann aber auch ein praktisches Projekt sein, wie z.B. ein Theaterstück schreiben, inszenieren und vorführen oder Renovierungsarbeiten an einem Jugendzentrum durchführen. Der Vorteil eines praktischen Projektes ist, dass die Gruppe durch das gemeinsame Ziel eine konkrete Aufgabe zu erledigen hat und ein sichtbarer Erfolg erreicht wird. Ein eher allgemein gehaltenes Thema wie „Die Zukunft der Jugend in Europa“ dagegen lässt viel Spielraum für verschiedene Programmelemente.

Bei der Wahl des Themas gilt es zu beachten, dass nicht nur Sie dieses für gut und sinnvoll halten, sondern auch die Teilnehmenden interessiert. Ein prägnanter Name für die Begegnung kann dabei helfen, das Interesse der Jugendlichen zu wecken. Das Thema sollte sich an der Lebenswelt der Jugendlichen orientieren und ihre Interessen, Gedanken, Probleme und Bedürfnisse aufgreifen. 

Wenn Sie für den Fall der Fälle Ideen zum Thema Kreativitätstechniken benötigen, finden Sie Anregungen in der Toolbox Interkulturelles Lernen in den Literatur- und Linktipps

Ziele

Die Ziele einer Begegnung sollten deutlich formuliert werden. Sie stehen am Anfang und bilden den roten Faden bis zum Ende des Projektes. Das ist nicht nur für die Antragstellung bei potentiellen Förderern von Wichtigkeit, sondern auch für das Verständnis der Beteiligten.

Natürlich sind das gegenseitige Kennen lernen, interkulturelles Lernen und Toleranz erstrebenswerte Ziele, aber zu pauschal und allgemein formuliert. Man kann zum Beispiel Ziele für die soziale und persönliche Entwicklung der Teilnehmer aufstellen, die man so konkret wie möglich beschreibt. Diese Ziele helfen, sich daran zu orientieren und um nachher einschätzen zu können, ob sie erreicht wurden. 

Daneben gibt es aber auch ganz praktische Ziele wie zum Beispiel ein Theaterstück, einen Film oder eine gemeinsame Ausstellung. Das sind Ziele, an denen sich auch die Jugendlichen orientieren und die am Schluss der Begegnung präsentiert werden können. Alle Ziele sollten so formuliert sein, dass sie auch wirklich während einer Begegnung erreicht werden können und sie sollten SMART sein. 

SMART das heißt:

Quelle: Becker, Helle, Heute für Morgen – Auswertung von deutsch-polnischen Maßnahmen, in: Deutsch-Polnische Werkstatt Teil 2. Erste Auflage.

Programmentwicklung

Der zeitliche Rahmen

Die Entwicklung und Vorbereitung des Programms ist ein Prozess, der möglicherweise im Laufe der Zeit angepasst und geändert werden muss. Es ist dennoch wichtig, frühzeitig mit der Programmerstellung zu beginnen. Soziale Gruppenphasen wie Kennen lernen und Orientierung, Projektphasen, Zeit zur freien Verfügung sowie Auswertung und Abschied können den Rahmen bilden, den Sie schon zu Beginn bei der Planung berücksichtigen.

Programmpunkte, auf die man als Leitungsteam keinen wirklichen Einfluss hat (zum Beispiel Ankunft und Abreise der Teilnehmenden, Essenszeiten, Empfang im Rathaus, andere) können Sie als gesetzt nehmen und teilen die weiteren Programmpunkte auf die verbleibende Zeit auf. Im Anschluss daran können Sie die passenden Methoden hinzufügen. Die Gewinnung ehrenamtlicher Referent(inn)en, „prominenter“ Expert(inn)en und Besichtigungen interessanter Orte müssen langfristig geplant werden.

Verantwortlichkeiten festlegen

Es empfiehlt sich, unmittelbar mit der Programmgestaltung festzulegen, wer für was verantwortlich ist, sprich wer welche Teile vorbereitet und durchführt. Denn nichts ist unangenehmer, als unvorbereitet vor der Gruppe zu stehen und nicht zu wissen wie man den nächsten Programmpunkt gestaltet.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch zu vereinbaren, wer für welchen Teil der Vorbereitung verantwortlich ist, zum Beispiel:

Hier sollten Sie klare Termine und Zeiträume festlegen, in den die vereinbarten Aufgaben erledigt werden müssen. Vergessen Sie nicht einen Zeitpuffer einzuplanen, damit Sie nicht in Zeitnot kommen, wenn etwas nicht so klappt wie geplant.

Freie und "freiwillige" Zeit einbauen

Neben der inhaltlichen Arbeit am Thema sollte es unbedingt auch genügend Zeit geben, in denen keine geplanten Aktivitäten stattfinden. Diese „freie“ Zeit können die Teilnehmenden nutzen, um einander besser kennen zu lernen, etwas gemeinsam zu unternehmen, oder einfach auszuspannen. „Freiwillige“ Programmangebote und eine passende Umgebung (ein gemütlicher Aufenthaltsraum oder Garten, Spiel und Musik, Sportmöglichkeiten, andere) können die Interaktion zwischen den Teilnehmenden während der „freien Zeit“ fördern und möglicherweise zur Mitarbeit beim „offiziellen“ Programm motivieren. Weder Langeweile noch Terminstress sind für eine entspannte Jungendbegegnung förderlich.

Für die Gäste stellt die internationale Begegnung oft die erste Möglichkeit dar, ein bestimmtes Land zu besuchen. Sie wollen Land und Leute kennen lernen und die Umgebung (Sehenswürdigkeiten, landschaftliches Besonderheiten) erkunden. Berücksichtigen Sie auch dies bei der Gestaltung der „freien“ Zeit und machen entsprechende Angebote. Und: Jugendliche möchten selbständig, das heißt auch einmal ohne Betreuer/-innen unterwegs sein. Bestimmte (jugendspezifische) Orte sind für Jugendliche interessant, aber für Betreuer/-innen nicht wichtig. Geben Sie aus diesem Grund die Möglichkeit, zum Beispiel in Kleingruppen, die Umgebung auf eigene Faust zu erkunden.

Ideen der Teilnehmenden bei der Planung berücksichtigen

Noch ein Hinweis: Für die Identifikation der Teilnehmenden am Programm ist entscheidend, dass diese sich als aktiven Teil der Begegnung fühlen. Indem Sie die Teilnehmenden in die Planung mit einbeziehen, steigern Sie die Motivation. Falls Sie die Gruppe bereits kennen, können Sie Ideen und Anregungen der Jugendlichen erfragen und berücksichtigen. Beteiligen Sie die Gruppe bei den ersten Schritten an der Projektplanung und informieren Sie regelmäßig über den Stand der Planung und ggf. notwendige Veränderungen. Spätestens zu Beginn der Begegnung sollten sie die Erwartungen bzw. Wünsche der Teilnehmenden eruieren und diese wenn möglich in den Programmablauf einbeziehen. Z.B. können Sie erfragen, was die Teilnehmenden während der Begegnung gern tun möchten (bzw. was sie auf gar keinen Fall tun wollen) oder was sie im Gastland gerne sehen (bzw. von ihrer eigenen Umgebung gern herzeigen) möchten.

Zeitraster für die Vorbereitung und Entwicklung einer internationalen Begegnung

Mit der Planung einer internationalen Begegnung sollte mindestens ein Jahr im Voraus begonnen werden. In der untenstehenden Übersicht sind die einzelnen Schritte der Vorbereitung als Aufgaben in Zeitphasen eingeteilt.

In diesem Zeitraum sollten die Aufgaben in etwa erledigt werden, damit die Zeit am Ende, bevor es dann losgeht, nicht zu knapp wird. Je nach Begegnungsort, Teilnehmer/-innenzahl oder je nachdem, wie viele Länder an der Begegnung beteiligt sind, ändert sich die Gewichtung der einzelnen Punkte im Zeitplan oder sie erübrigen sich sogar.

Hinter jedem Thema stecken zahlreiche Arbeitspakete, die bei einer detaillierten Planung weiter aufgeschlüsselt werden müssen und an unterschiedliche Personen verteilt werden können. Welche weiteren Aufgaben, Ideen und Informationen es zu den einzelnen Punkten gibt, wird ersichtlich, wenn Sie auf die Verlinkung klicken, die Sie zu dem entsprechenden Thema in der Toolbox führt.

Phase 1: Ein Jahr vor der Begegnung

Phase 2: Sechs Monate vor Beginn der Begegnung

Phase 3: Drei Monate vor Beginn der Begegnung

Wahl der Partner

Bevor Sie mit der Vorbereitung der Jugendbegegnung beginnen, sollten Sie sich überlegen, mit welchem Partner Sie zusammenarbeiten wollen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Sie über Ihren Partner vorher wissen, desto leichter ist es, die Gruppe und auch sich selbst auf die Zusammenarbeit vorzubereiten.

Dabei ist die Partnerwahl bzw. die Partnersuche manchmal eine knifflige Sache. Grundsätzlich sind zwei Vorgehensweisen (abgesehen von Zwischenstufen) denkbar:

Die erste Vorgehensweise ermöglicht eine gleichberechtigte Ausgangsbasis beider Partner und somit eine starke Identifikation mit dem Projekt, da beide Partner ihre Vorstellungen und Ideen in die Planung einfließen lassen können.

Bei der zweiten Vorgehensweise steht die Projektidee im Vordergrund. Sie können einen Partner suchen, der genau zu ihrem Programm und den spezifischen Rahmenbedingungen passt und realisieren das Projekt mit ihm. Die oft zeitaufwendige gemeinsame Projektentwicklung entfällt. 

Nicht immer ist die Organisation, die sich als erste gemeldet hat, der beste Partner. Es ist sinnvoll eine Partnerorganisation auszuwählen, die ähnliche Ziele verfolgt und die eine ähnliche Zielgruppe (zum Beispiel hinsichtlich des Alters) hat. Eine Partnerorganisation, die Finanzierungsquellen in ihrem eigenen Land kennt, kann die Finanzierung der Jugendbegegnung in ihrem Land schneller absichern. Ebenso ist ein Partner, der schon Erfahrung in der Durchführung von internationalen Projekten hat, natürlich von Vorteil. 

Der einfachste Weg ist sicherlich über bereits geknüpfte Kontakte, über die Teilnahme an internationalen Projekten, Fachkräfteaustauschen oder Hospitationsprogrammen. Häufig sind es allerdings auch die persönlichen Kontakte oder der pure Zufall, die zur gelungenen Partnerwahl führen.

In der internationalen Jugendarbeit ist es gang und gäbe, auch die Partnersuche offen auszuschreiben. In diesem Fall können Sie Newsletter der Dachverbände und Zentralstellen (zum Beispiel der Bundesvereinigung für Kulturelle Kinder- und Jugendbildung) oder auch informelle Mailinglisten von Trägern der internationalen Jugendarbeit nutzen, um auf Ihr Projekt aufmerksam zu machen. Manche Zentralstellen und bilateralen Jugendwerke organisieren auch Partnerbörsen oder Kontaktseminare, wo Sie die Möglichkeit haben, potentielle Partnerorganisationen kennen zu lernen. Checken sie für Termine den Terminkalender auf ijab.de.

Im Fachkräfteportal der Kinder- und Jugendhilfe gibt es eine Institutionenübersicht, die für Ihre internationale Begegnung ein potentieller Partner werden können.

Die Datenbank für internationale Partnersuche OTLAS von SALTO Youth bietet ebenfalls die Möglichkeit nach geeigneten Partnerorganisationen zu suchen.

Finanzierung

Eine internationale Begegnung steht und fällt – natürlich – mit ihrer Finanzierung. Sobald die wichtigsten Punkte des Programms feststehen, sollten Sie und Ihre Partner sich deshalb mit dieser Frage näher beschäftigen.

1. Schritt: Kostenaufstellung

Am Beginn steht eine Aufstellung der Punkte, für die während der Begegnung und ihrer Vor- und Nachbereitung Kosten entstehen. Kosten fallen in der Regel an für:

Dabei ist es sinnvoll zu überlegen, welche Kostenpunkte für die Begegnung absolut notwendig sind und auf welche man gegebenenfalls auch verzichten könnte. Vielleicht können Sie Spielgeräte ausleihen oder es ist möglich, kostenlos Tapetenreste für die geplante Wandzeitung zu bekommen. Auch sollte man eine kostengünstigere Variante des Programms entwickeln, um notfalls einen „Plan B“ in der Tasche zu haben, falls die Finanzierung nicht wie gewünscht klappt.

2. Schritt: Fördermöglichkeiten ausloten

Im zweiten Schritt gilt es, geeignete Fördermöglichkeiten zu recherchieren. In den meisten Fällen werden Fördermittel nur als Zuschüsse beziehungsweise Teilfinanzierung gewährt. Deshalb müssen in der Regel Finanzierungslücken über Stiftungen, Sponsoren, Teilnehmerbeiträge, Eigenmittel oder geldwerte Leistungen gedeckt werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei einigen Förderprogrammen beide Partner einen Antrag stellen müssen:

Um herauszufinden, welche Förderung die richtige für die eigene geplante Begegnung ist, können die Fördertipps auf ijab.de hilfreich sein. Diese stellen verschiedene Förderarten vor und bieten einen ersten Einblick in das nicht immer ganz einfache Fördergeflecht. Außerdem finden Sie dort Hinweise zu zahlreichen Ansprechpartnern, die Sie bei der Auswahl des für Sie richtigen Förderwegs beraten können.

3. Schritt: Antragstellung

Ist das richtige Förderprogramm gefunden, geht es an die Antragstellung. Hierfür gibt es beim Fördermittelgeber meist entsprechende Formulare, die man aus dem Internet herunterladen kann. Neben Angaben zu Ansprechpartnern und den Partnern müssen die Zielgruppe sowie die Art und Weise der Begegnung und die damit verbundenen Ziele beschrieben werden. In der Regel muss auch ein Programmentwurf eingereicht werden.

Eine wichtige Rolle spielt der Kosten- und Finanzierungsplan, in dem die erwarteten Ausgaben und Einnahmen aufgeführt werden. Die Kalkulation sollte am Ende aufgehen, das heißt jede Ausgabe muss durch eine Einnahme gedeckt sein. Wichtig ist, genau zu prüfen, welche Kosten beim jeweiligen Fördermittelgeber abrechnungsfähig sind und welche Bedingungen damit verbunden sind. Schließlich soll es am Ende bei der Abrechnung keine bösen Überraschungen geben. Auch werden in der Regel nur Ausgaben erstattet, die nach der Bewilligung des Antrags getätigt wurden.

Ein Antrag kann schnell sehr umfangreich werden und das Schreiben entsprechend viel Zeit in Anspruch nehmen. Also rechtzeitig damit anfangen und nicht auf die lange Bank schieben! Wichtig ist, dass die Ziele und Inhalte der geplanten Begegnung mit den Förderrichtlinien des Mittelgebers übereinstimmen. Das kann auch bedeuten, dass Sie Ihr Konzept und Ihre Programmplanung je nach Förderprogramm anpassen müssen, um den Kriterien zu entsprechen.

Bei Nachfragen sollten Sie sich an die zuständigen Mitarbeiter/-innen für das Förderprogramm wenden. Sie kennen sich mit den Details aus und können am besten weiterhelfen. Unsere Empfehlung: Greifen Sie zum Telefonhörer und sprechen Sie persönlich mit ihnen! Da klären sich schon viele Fragen.

Ist der Antrag abgeschickt, heißt es warten. Wenn alles gut geht, hat man nach einigen Wochen die Bewilligung in der Hand. Werden die Zuschüsse abgelehnt oder fallen sie geringer aus als beantragt, nicht verzweifeln. Dann heißt es, den „Plan B“ aus der Schublade zu holen und gegebenenfalls einen neuen Antrag bei einem anderen Fördermittelgeber zu stellen oder andere Finanzierungsmöglichkeiten zu suchen.

"Wer große Pläne hat, nehme sich Zeit." (Sophokles (496-405 v. Chr.)

Bis die endgültige Finanzierung der Begegnung steht, kann einige Zeit ins Land gehen. Umso wichtiger ist es, sich rechtzeitig darum zu kümmern. Aufgrund der Antragsfristen der verschiedenen Förderprogramme kann es notwendig sein, bereits zwölf bis sechs Monate vor der geplanten Begegnung einen Antrag einzureichen. Die Organisation und Durchführung einer internationalen Begegnung verlangt häufig einen langen Atem. Also: Durchhalten!

Leitungsteam

Mit dem Leitungsteam steht oder fällt eine internationale Begegnung! Zunächst einmal ist es selbstverständlich, dass das Leitungsteam bei internationalen Begegnungen auch international zusammengesetzt sein sollte. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass alle Partnerländer an Planungs-, Diskussions- und Entscheidungsprozessen rund um das Projekt beteiligt werden und auch während der Begegnung die Interessen aller Teilnehmenden gewahrt werden können. Darüber hinaus können so auch kultur- und organisationsspezifische Unterschiede besser berücksichtigt werden.

Die konkrete Zusammensetzung des Leitungsteams sollte im Vorfeld  der Begegnung thematisiert werden. Fragen wie der Erfahrungshintergrund und die Motivation der Teamer/-innen, das Geschlechterverhältnis, die Aufgabenverteilung und die Verteilung der Machtverhältnisse im Team können helfen, das Leitungsteam bestmöglich zu besetzen. Bedenken Sie dabei, dass in der Praxis die Ideen oft von Leuten entwickelt werden [zum Beispiel hauptamtlichen Mitarbeiter(inne)n], die während der Begegnung nicht dabei sind, sondern nachher von anderen Jugendgruppenleiter(inne)n umgesetzt werden.

Eine Gruppe junger Leute aus mehreren Ländern zu leiten, um gemeinsam eine intensive und positive Zeit zu verbringen, ist nicht leicht. Dazu kommt, dass auf eine direkte Vorbereitung des gesamten internationalen Leitungsteams aus Zeit- und Kostengründen häufig verzichtet wird und man sich erst unmittelbar zu Programmbeginn kennen lernt. Um diese überaus anspruchsvolle Situation dann gut zu bewältigen, ist es unerlässlich, dass Sie klare und für alle akzeptable Strukturen festlegen [zum Beispiel die Einrichtung einer regelmäßigen Teamer/-innen-Konferenz], an die sich alle halten.

Um innerhalb des Leitungsteams gut zusammen arbeiten zu können, ist es lohnenswert vorab zu klären, wer im Team welche Fähigkeiten, Ressourcen und Kontakte besitzt. Dies kann später helfen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben sinnvoll zu verteilen.

Ein gemeinsames Projekt, bei dem alle an einem Strang ziehen, verlangt einen gleichberechtigten Umgang miteinander, besonders auch unter den internationalen Leitungskolleg(inn)en. Gehen Sie deshalb mit ihrem Selbstverständnis als gutes Beispiel für ein gelungenes Miteinander den Teilnehmenden voraus. Falls Sie bislang keine oder wenig Erfahrung in der Leitung von Gruppen machen konnten, besteht in Deutschland die Möglichkeit, eine Gruppenleiter/-innen-Schulung zu besuchen. Sie vermittelt Wissen und Kompetenzen, die Sie als Leitung von Jugendgruppen sicher gut brauchen können. Das Engagement und das Besuchen einer solchen Schulung können Sie sich durch die Juleica (Jugendleitercard) bescheinigen lassen.

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